Assistante de direction

L'évaluation de l'auteur:  

Épanouissant

Oui et non, ça dépend

Avantages:	métier varié
Inconvénients:	tout dépend du boss et de l'ambiance

Recommandation pour les acheteurs potentiels?

oui

Avis complet

Je suis en fin de mission intérim, une période inquiétante et excitante à la foi, qui représente pour moi l’occasion de faire le point sur ma situation professionnelle. En effet, j’ai fait le choix de travailler en intérim, du moins pour quelques temps. Non pas que le travail précaire me ravisse à 100 % mais il faut reconnaitre que cela a quelques avantages non-négligeables. Je pense notamment aux indemnités de fin de mission.

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Mais d’abord, que penseriez-vous de commencer par le début ?

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Mon métier

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Je suis Assistante, une terme vague qui désigne les Secrétaires de l’an 2000, celles qui manient l’ordinateur comme personne, au moins une langue étrangère, et peuvent seconder leur boss avec plus ou moins de responsabilités (en théorie du moins).

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Souvent le terme Secrétaire est employé de façon assez péjorative, comme s’il fallait dénigrer la personne qui occupe le poste pour mieux glorifier son patron. Ce n’est pas le cas dans tous les emplois que j’ai tenus bien entendu.
Mais parfois, c’est le cas et c’est assez désagréable. Nous en parlons avec mes amies et collègues de promo et arrivons à la même conclusion : Un mauvais poste d’Assistante c’est celui où lorsque tu fais une bonne chose, tu patron en récolte la gloire, et quand tu as une faiblesse tu t’en prends plein la tronche !! Je trouve que cela résume bien notre métier et son côté parfois ingrat.

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Heureusement il existe de bonnes entreprises qui offrent de bons postes d’Assistantes où l’on peut être reconnue à notre juste valeur, et pas comme de vulgaires presses boutons !

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Titulaire d’un BTS Assistante Secrétaire Trilingue, je parle couramment l’anglais. Je maîtrise également l’espagnol, et l’italien mais cette dernière langue ne fait pas partie de mon diplôme à proprement parler. C’est une option que j’ai prise puisque je parle l’italien depuis des années. Avec l'expérience j'ai appris à nommer les appareils de chantier en néerlandais, mais n'en fais pas mention sur mon CV ! :-p

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En parlant du terme "Assistante", je dis « vague » et non je « divague » car derrière l’appellation « Assistante » se cachent aussi bien des Assistantes de Direction, que des Assistantes Bilingues ou Trilingues, des Assistantes Administratives, Commerciales, Comptables, ou encore Polyvalentes (un terme à la mode). On trouve aussi des Standardistes, des Hôtesses d'accueil ou Chargées d'Accueil... Du coup, le métier d’Assistante est multifacette. Et même si deux personnes ont un poste à l’intitulé similaire, il y a fort à parier que leurs missions sont néanmoins tout à fait différentes !

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Je parle d'Assistantes au féminin car c'est un métier essentiellement féminin. Mais c'est tout de même une erreur de ma part, car dans ma promo nous avions tout de même un mâle, et pas des moindres. Il a évité que la classe des TSAT (Techniciens Secrétaires Assistants Trilingues) ne vire en un véritable poulailler. Et vraiment, je le remercie !

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Mes débuts

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J’ai d’abord commencé par accepter des CDD d'une durée d'un mois ou deux dans un centre de formation linguistique réputé dans ma région. Ce centre accueille chaque année des milliers d’étudiants étrangers venus pour apprendre le Français, enseigné comme Français langue étrangère ou FLE. Mais il dispense également des cours de langues étrangères, dix précisément, à destination des collégiens et lycéens français, des adultes en formation continue, ou du public au sens large.

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J’ai travaillé dans différents services, pour les langues étrangères mais aussi pour le FLE, deux étés de suite. Ce fut pour moi une expérience géniale et très enrichissante. Même si ce Centre reste une composante de l’Université où se mêlent Fonctionnaires et Contractuelles, avec une hiérarchie assez marquée, j’ai adoré être au contact de cultures diverses et variées, et en ai retiré beaucoup de plaisir.

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Je m'occupais de l'accueil des personnes, soit par téléphone soit au bureau. Je présentais les différentes formations et conseillais la plus adaptées en fonction des attentes de chacun. Je gérais le côté administratif, en faisant remplir les dossiers d'inscription. Je me chargeais également de l'accueil des stagiaires le jour J. Certains accueils étaient plus stressants que d'autres, notamment quand nous avions des stagiaires prestigieux, comme les Sous-Préfets Turcs, qui se sont avérés en réalité très sympathiques et tout à fait accessibles !

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Je garde en mémoire mon premier gros accueil. C'était la panique ce matin là car le professeur était absent. Je devais normalement accueillir quarante stagiaires malaisiens avec l'aide de ce professeur rompu à l’exercice. Mais deux minutes avant mon entrée, j'apprends que je vais devoir faire cela toute seule. Je prends mon courage à deux mains et une grande inspiration, et me dirige devant la salle où m'attendent une ribambelle d'étudiants âgés de 20 à 45 ans. Du haut de mes 19 ans je n'en mène pas large. Mais si je le montre, c'est fini pour moi.

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Je salue tout le monde en anglais et invite mon groupe à entrer dans la salle et à prendre place. Je leur explique le déroulement de la matinée, et leur indique que je vais d'abord leur distribuer un test à réaliser seul, pendant une demi heure.

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Je surveille le test. Ouf personne ne tente de tricher... génial. En revanche au moment de reprendre les copies, l'un des stagiaires demande un temps supplémentaire. C'est impossible. Il continue à écrire à toute vitesse. Je lui indique que s'il ne rend pas sa copie, je mettrai un signe dans la marge pour signaler à partir de quel endroit il a continué à travailler hors délais. Ma remarque a fait mouche et il me tend sa feuille.

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J'invite ensuite les stagiaires à prendre les croissants mis à leur disposition, ainsi qu'un thé ou café. Et je leur dévoile la bonne nouvelle : pas de cours cet après-midi ! Youhou !

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Au final cette expérience m'a beaucoup enrichie car ça a été pour moi un défit de devoir faire preuve d'autorité devant un groupe de quarante personnes, plus âgées que moi. J'ai également du m'exprimer en anglais et devoir me faire entendre en temps que femme. La Malaisie est en effet un pays musulman et toutes les stagiaires féminines étaient voilées. Je m'en suis plutôt bien tirée, et je n'ai plus eu peur des autres accueils. Au contraire, j'ai pris ça comme de bons moments de rencontres avec des stagiaires du monde entier. J'ai notamment accueilli par la suite des étudiantes japonaises, un petit groupe de mexicains, ainsi que des étudiants libyens.

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Mon premier "long" CDD : 6 mois !

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Ensuite il a fallu trouver un contrat plus durable. Et j’ai découvert les joie du Secrétariat en lycée. Je suis devenue Secrétaire du Proviseur dans un lycée professionnel du Jura. J’ai décroché un CDD de 6 mois comme Contractuelle. C'est-à-dire que je faisais le job d’un fonctionnaire sans en être une, puisque je n’avais pas passé le concours adéquat.

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A savoir, autant dans le privée il est interdit de cumuler les CDD indéfiniment, autant dans le public cela ne pause aucun problème. C’est tout à fait légal ! Je ne dis pas que c'est une bonne chose. Ce n'est pas forcément mauvais non-plus puisque cela m'a permis de trouver de quoi faire bouillir la marmite !

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Les concours de la fonction public version touriste

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J’ai bien tenté un concours ou deux, mais sans préparation, juste pour voir… Sur les deux concours tentés, j’ai été admise à l’oral pour le premier. Là on m’a interrogée sur un sujet d’actualité, à savoir la Procréation pour autrui… J’avoue ne pas encore avoir saisi le rapport avec le métier de Secrétaire Scolaire, mais je cherche et un jour j’espère trouver la réponse… Cet oral ne m’a pas achevée car j’ai obtenu 12/20.

En revanche c’est sur la loi budgétaire que j’ai séché comme une morue avec 5/20… Je n’avais aucune idée de quoi répondre, et je l’ai avoué en toute franchise aux examinateurs… Ce fut un moment très embarrassant de ma petite existence.

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Le deuxième concours se déroulait dans un gymnase à proximité de Belfort. Je l'ai passé avec une amie. Nous étions venues avec ma voiture, qui était à l'époque une super 206 essence qui me permettait de passer de 0 à 130 km/h en dix minutes seulement, à condition d'avoir le vent dans le dos et d'être en descente.

Pour arriver à 7 h 30 il avait fallu partir de Besançon à 6 heures, donc se lever à 5 h 30. Je n'étais pas au mieux de ma forme en cette matinée grise et pluvieuse de novembre.

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Nous étions environ trois-cent dans cette immense salle non-chauffée, emmitouflés dans nos manteaux à rédiger sur la scolarisation des enfants handicapés… Vaste sujet sur lequel je n’ai apparemment pas convaincu le jury. En tout cas deux jours plus tard j’avais une bonne crève. Je m’étais acheté des mitaines pour le cas où je choisisse de passer à nouveau des concours dans des hangars non-chauffés en plein mois de novembre. Et puis finalement l’occasion ne s’est pas représentée.

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Lassée de l’ambiance et de l’absurdité des concours de la fonction publique, je me suis faite à l’idée de postuler dans le public.

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J'ai alors suggéré à mon copain de partir dans une grande ville, où le travail coulerait à flot...

C’est ainsi que j’ai atterri à Lyon où j’ai entrepris de m’inscrire dans toutes les agences d’intérim possibles. J’ai effectué une petite mission de Standardiste Bilingue dans une entreprise de Motos dont je tairai le nom. C’était intéressant, notamment pour l’emploi de l’anglais. Mais ça n’était qu’un remplacement de congé maladie d’un mois. Et franchement, je m'ennuyais plus qu'autre chose !

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Mes débuts dans le secteur privé

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J’ai ensuite postulé à une offre de Pôle Emploi et me suis retrouvée Assistante dans une entreprise familiale d’événementiel. Au départ ça me semblait super funky, mais très vite j’ai déchanté.

Certes le boss me proposait une formation qui devait déboucher sur un CDI. Il me promettait monts et merveilles. Mais je me suis juste retrouvée à cravacher comme une folle pendant qu’il prenait du bon temps dans sa maison de campagne.

On m’a confié deux stagiaires à qui je devais juste ouvrir la porte le matin et expliquer le fonctionnement de la télécopieuse. Bizarrement mon patron a été surpris que je refuse le CDI au bout de huit mois de bons et loyaux services…

Pourtant je connais peu de gens qui accepteraient un CDI au SMIC sur Lyon avec un patron égocentrique à souhait… En Franche-Comté peut-être car le boulot ne coure pas les rues. Mais à Lyon on est en droit d’attendre plus, surtout quand on sacrifie ses week-end pour organiser des foires et salons, en étant payé le SMIC horaire…

C’est peu réjouissant. Imaginez la joie de recevoir une fiche de paye à 1055 €/mois quand vous avez fait des journées de quinze heures. Certes ce n’était pas tous les jours, mais pour ces jours là j’avais les boules…

J’ai donc mis les voiles, je me suis offert un mois de vacances dans le sud, et je me suis réinscrite en intérim. Le lendemain on m’appelait pour une nouvelle mission. Il s’agissait d’un poste de Secrétaire Technique sur un chantier de démolition.

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Mon poste actuel, sur un chantier

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A première vue c’était moins glamour que l’événementiel et ses soirées privées, mais l’avantage était le salaire, toujours meilleur en intérim qu’en CDD, et l’utilisation de l’anglais. J’ai donc rencontré les recruteurs et accepté la mission.

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Voilà comment je me suis retrouvée dans un bungalow de chantier sur un site Seveso. Et contrairement à ce que l’on peut imaginer, ça n’a rien d’abominable au contraire ! Je suis dans mon bureau, à l’abri du froid grâce à un radiateur électrique. Je gère les demandes de devis auprès de nos fournisseurs, le suivi des factures, la gestion des ressources humaines également.

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Je m’occupe de l’administratif au quotidien. C’est un travail intéressant qui demande une grande organisation surtout quand on travaille avec l’étranger. En effet, pendant que je dors, les clients américains s’en donnent à cœur joie pour m’envoyer une vingtaine de mails qui s’annulent et se contredisent entre eux. J’ai intérêt à être bien réveillée le matin à huit heures pour remettre les pièces du puzzle dans l’ordre et savoir si oui ou non on va venir enlever ces fichus conteneurs !!

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Outre la barrière de la langue, il y a également le changement culturel à prendre en compte. Les américains acceptent difficilement qu'on ne puisse pas faire quelque chose. Autant en France vous pouvez compter sur la compréhension de votre interlocuteur, autant avec les américains vous apprendrez vite que "impossible is not American" ! On vous demande la lune et as soon as possible please. Et... vous apprenez à la décrocher et à l'apporter sur un plateau with pleasure ! Vous y prenez même un peu goût, masochiste que vous êtes !

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J’aime mon job actuel car j’ai une grande autonomie. Je m’organise comme je le souhaite tant que les choses sont faites à temps et transmises à la maison mère hollandaise.

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J'ai bien quelques contraintes vis à vis du client, mais cela me stimule plus que cela me démotive. J'aime les défis ! Cela m'évite de m'ennuyer et d'attendre que les horloges de l'horloge veuillent bien arriver sur le 5.

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J’ai des tâches variées. Je vais même récupérer mes collègues à l’aéroport, et les déposer en fin de semaine. Je m’occupe des fournitures de bureau, ce qui me donne l’occasion de sortir avec la voiture de fonction ! Je suis souvent au téléphone en français ou en anglais. J’envoie des mails lorsque ma connexion 3G me le permet…
Mais c’est aussi un emploi stressant en raison des délais particulièrement courts et flottants. Il n’est pas rare de travailler toute une journée pour organiser quelque chose, et de devoir ensuite tout annuler car un minuscule point indépendant de ma volonté cloche…

Par exemple, il m’arrive de réserver du matériel (grue, chariot élévateur), de prévenir la Direction du site, mes collègues. Tout est prêt pour une opération particulière. Et au dernier moment un partenaire se désiste et je n’ai plus qu’à rappeler tout le monde pour annuler.

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Le choc des générations

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La situation la plus délirante que j’ai eu ces derniers temps a été avec une société de livraison de fioul. J’avais commandé 2 000 L de fioul pour un chantier dans le nord de la France. Habituellement je demande à recevoir la facture par e-mail, et que l’original soit envoyé à notre maison mère en Europe. Cela me permet de la vérifier d’abord et de demander le paiement à ma collègue.

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Là j’ai eu affaire à une Secrétaire Old School qui n’avait jamais eu à facturer « à l’étranger ». Il faut préciser que les Pays-Bas ne sont pas « à l’étranger » mais dans la zone économique européenne. C’est ce que l’on apprend au premier trimestre de BTS Secrétariat, tant il n’y a rien de difficile là-dedans. Il suffit d’indiquer le numéro de TVA de la société sur la facture, et de ne pas facturer la TVA, mais juste le prix hors taxe. C’est enfantin et ça facilite la vie.

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J’ai donc donné mon adresse de facturation à la Secrétaire, qui n’a pas arrêté de soupirer alors que je lui épelait le nom de la rue et de la ville… Je me retenais de l’envoyer bouler. Et je lui ai demandé de bien vouloir m’envoyer une copie de la facture par e-mail comme je fais d’habitude. Cela me permet de vérifier le montant, et de traduire certains points pour notre comptable qui ne parle pas français.
Là, avalanche de soupires… « Oh ba c’est bien compliqué avec vous… Oh là là on a pas l’habitude de faire comme ça… Pfiou pfiou. ». Lui avais-je demandé la lune ? Je n’en ai pas l’impression. Je lui ai proposé de tout annuler et de passer par une autre société pour ne pas lui donner trop de tracas. Mais elle n’a pas voulu et m’a assuré qu’elle allait se débrouiller…

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Du coup lorsque j’ai appelé pour ma seconde commande, je tombe sur la même personne décidément adorable, qui commence par « Ah ba oui… Mais vous avez une facture impayée chez nous !! Oh mais oui je me souviens bien !! Ba faudrait peut-être penser à nous payer hein ?? ».

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Ouh la la calme… Je précise que je n’ai reçu aucune facture et demande s’il est possible de me la renvoyer. Là après avoir entendu tous les soupires possibles, je comprends que la facture a été envoyée en Hollande sans traduction ni rien du tout. Et forcément vu qu’aucune facture n’est réglée sans avoir reçu l’approbation de la personne qui a commandé, ma facture de fioul doit être en attente…

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Je ré-eplique la procédure à la Secrétaire, qui me répond qu’ils n’ont qu’un ordinateur qui est dans le bureau du chef et qu’elle ne veut pas le déranger pour utiliser internet. En plus elle ne sait pas se servir du scanner. Ces machins là c'est une perte de temps !! Elle ajoute que notre méthode pose soucis aux petites sociétés qui n’ont pas le net… Euh oui... bien-sûr. Même moi sur mon chantier j’ai une connexion 3G, certes instable mais tout de même !

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Elle me propose alors de me l’envoyer par fax. Sauf que je n’ai pas de fax. Il est rare en effet d'avoir une ligne fixe sur un chantier.

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Pour finir, j’ai laissé tomber et j’ai demandé à ma collègue de rechercher la-dite facture, de la scanner et de me l’envoyer par internet. Cela a été fait en deux minutes chrono.

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La relation client a vraiment du souci à se faire dans notre beau pays… Et je le pense vraiment, pas uniquement pour cet exemple.

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D'ailleurs j'ai arrêté de traiter avec cette société et ait choisi de me tourner vers une plus grosse boîte.

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Mon avenir

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La question que je me pose parfois est de savoir s’il existe un job sur terre qui me permettrait de me sentir reconnue et de ne pas m’ennuyer. Car souvent, après six mois sur le même poste, j’ai l’impression d’en avoir fait le tour.

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J’aime assez l’intérim pour le fait de pouvoir changer de travail et découvrir de nouveaux horizons. Même si parfois je tombe sur des équipes plus ou moins sympas, et que l’adaptation peut être difficile, je sais que ma mission aura une fin. Et si vraiment cela ne passe pas, il me reste la possibilité de m’en aller quand je le souhaite, possibilité qui n’existe pas en CDD, à moins d’une rupture de contrat convenue avec l’employeur. Cela dit, je n'ai jamais mis fin à une mission d'intérim.

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J’aime travailler en intérim car je me sens libre. Cela me permet de rester disponible pour le jour où on me propose un poste dans ma région d’origine. Car mon but serait avant tout de retourner dans ma campagne !

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L’intérim est aussi mieux payé. Le salaire horaire est plus haut, et en fin de contrat je touche 10 % du total de mes salaires pour la prime de précarité, et encore 10 % pour les indemnités de congés payés. C’est un plus non négligeable qui me rappelle à chaque fin de contrat pourquoi j’aime ce choix !

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Cela dit pour le moment je ne peux pas dire que travailler plus m'a permis de gagner plus, car le petit plus que je me fais grâce à mon statu d'intérimaire, m'a fait passer dans le rang supérieur. Et en bonus, j'ai perdu mon droit aux APL. Concrètement, je travaille 39,5 heures par semaine et mes ressources ont diminuées par rapport à ma période de SMIC à 35 heures. Démotivant, c'est le mot qui me vient à l'esprit !

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Conseils

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Pour conclure, même s'il y a des inconvénients dans mon job, je ne regrette pas d'avoir choisi cette voie. Mon métier est multifacettes et selon le poste occupé je peux changer de responsabilité du tout au tout.

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Les qualités essentielles à mes yeux pour exercer un métier dans le domaine de l'Assistanat sont les suivantes :

• Organisation : Si vous perdez tout et ne parvenez pas à organiser votre paperasse, cela risque d'être problématique...
• Connaissances informatiques : Pendant le BTS on nous apprend à saisir à dix doigts sur un clavier et sans regarder, c'est bien, mais en plus de ça mieux vaut être une professionnelle du traitement de texte et manipuler Excel avec un minimum de dextérité !
• Sens du contact : Même si certains matins vous traiteriez bien tout le monde de con, il est bien vu de se contenir et d'offrir à tous votre plus joli sourire !
• Autonomie : Vous êtes le joker de votre patron, pas sa stagiaire. S'il doit vous former cela risque bien vite de le lasser. On attend de vous que vous soyez autonome et débrouillarde !
• Discrétion : On pourrait l'oublier mais dans "Secrétaire" il y a "Secret"... on attend de vous que vous sachiez garder les informations confidentielles pour vous au lieu de les débiter pendant la pause café !

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L'essentiel à comprendre, est que l'Assistante est vraiment une aide pour ses supérieurs. En étant dynamique et en montrant son implication, on peut accéder à d'autres responsabilités, et grimper dans la hiérarchie. Tout dépend de l'entreprise et de ses besoins. Mais il est tout à fait possible d'évoluer et d'avoir des responsabilités.

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Difficile de faire totalement le tour de la question, mais j'espère que mon expérience pourra éclairer les lecteurs sur ce métier assez méconnu. Nous sommes les collaboratrices de l'ombre, les fourmis ouvrières... Outre le fait de répondre au téléphone avec une voix souriante (oui une voix souriante vous avez bien lu) nous nous employions à ce que tout soit fait correctement, en temps et en heure.

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Ah, au fait, inutile de nous crier dessus parce-que le patron est injoignable... On aimerait bien vous dire qu'il ne veut pas prendre votre appel et que les réunions auxquelles il assiste sont de simples prétextes pour ne pas avoir à vous parler... mais on ne peut pas car il est juste à côté !

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